Aprende a cambiar el estatus de las facturas electrónicas que te emiten tus proveedores y conciliar con tus cuentas por pagar pendientes.
Una de las tareas que se pueden salir de control es el pago a proveedores, en particular mientras más crezca tu empresa. Podría no llegarte el mail con la factura emitida, traspapelarse con las facturas pagadas o hasta ser olvidada en tu correo electrónico. Sin embargo, conocer tus cuentas por pagar (CXP) nunca había sido tan fácil como al usar Listo, que te muestra inmediatamente un resumen de tus facturas recibidas en el mes.
Al entrar a la plataforma de Listo con tu usuario y contraseña, tu pantalla principal te desglosará tus facturas emitidas y tus facturas recibidas en un gráfico que te dice cuánto has vendido y cuánto has gastado o deberás gastar: un balance financiero automático y a golpe de vista.
Para conciliar tus gastos y tener claras las cuentas por cobrar, solo tienes que darle seguimiento a ese apartado de gastos, a la derecha de tu pantalla. En este apartado, verás el nombre de tu proveedor, ya sea una persona física o una moral, la fecha de emisión de la factura, el monto sin IVA y una pequeña paloma en gris.
Recuerda que aquí se registran absolutamente todas las facturas que han sido emitidas a tu nombre, incluyendo las que te emitieron posterior al pago, por ejemplo, la gasolina que uno de tus colaboradores necesitaba para el viaje de negocios que hizo: cargó el tanque del coche, pagó y pidió la factura. Esto es importante porque tal vez tengas que reembolsar ese gasto o, de otra forma, restarlo de los viáticos previamente entregados.
Mantén al día tus registros al “palomear” los gastos ya incurridos. Para hacerlo, da click en la palomita gris, allí se desplegará un menú con la información del pago. Necesitarás tener a la mano:
- Si fue pagado por la empresa o por algún colaborador.
- Cuál fue el método de pago. Si fue con tarjeta, necesitarás:
- El nombre del banco
- Los últimos cuatro dígitos de la tarjeta
- Una descripción de esa cuenta
- Fecha de pago
- Un comprobante si es que lo tienes o lo necesitas para comprobar algún gasto.
Automáticamente, el sistema de Listo pasará ese registro a la sección de “Procesadas”, a la que puede acceder en los botones debajo de tu gráfica principal de gastos. Una vez que ya fueron procesadas esas facturas, tendrás tus CXP reales del mes a golpe de vista.
Recuerda que puedes acceder a tus facturas recibidas de meses anteriores al darle click al mes que quieres consultar, en el eje horizontal de la gráfica. En esa lista también podrás cambiar el estado de una factura, en la sexta columna, que verás marcada en rojo con la leyenda “Por pagar”.
Entre otras herramientas, podrás descargar los archivos PDF y XML de tus facturas recibidas por mes, lo que te ayudará a mantener el orden de tus carpetas de contabilidad e incluso hacer una revisión detallada de cada gasto en el que incurriste. También podrás registrar facturas del extranjero al subir el archivo de forma manual, en el botón “Agregar comprobante”.
Dale seguimiento regular a tus cuentas por pagar y verás que nunca olvidarás pagarle a algún proveedor, no se vencerán facturas de Pago en Una Exhibición (PUE) y no tendrás que pedirle a tu proveedor que refacture.
Si te interesa contratar el servicio de Listo para tu empresa o como persona física, haz una cita aquí con un ejecutivo que te dará más información. Retoma el control de las finanzas de tu empresa.
