INICIO DEL BLOG

Tener una operación con manuales por área es uno de los pasos que necesitarás para automatizar el trabajo en tu empresa y mejorar tu estructura interna.

Desde la idea de escribir manuales de operación suena a un trabajo largo y pesado. Y puede que no estés tan equivocado pues este documento debe de contener cada paso, cada variante y cada solución a cada problema que pueda enfrentar un área, pero también es el paso más importante para varias cosas, y que culmina con una empresa sana. 

Y es que ese es el objetivo final de algo tan engorroso como escribir tus manuales de operación: mejorarla. Por un lado, tendrás una radiografía exacta de lo que haces y cómo lo haces, algo que podría eludirte, sobre todo en áreas en las que no trabajas directamente. 

Además, podrás afinar detalles que te parezcan importantes, que puedas automatizar o hasta eliminar del día a día de tu equipo, es decir, mejorar procesos. Pero no solo eso, sino que protegerás a tu empresa pues, una vez que tengas tus manuales de operación terminados, el tiempo de capacitación para nuevos empleados se reducirá, tus colaboradores podrán tomar vacaciones sin temor a que nadie más pueda cumplir con sus funciones –algo común en el nivel directivo– y hasta podrás automatizar algunas procesos. 

Lo primero que deberás hacer es sentarte con los líderes de cada área y mapear sus funciones. Para esto, puedes seguir una ruta sencilla:

  1. Haz una lista de todas las tareas de tu negocio y de tu área. Puedes utilizar una herramienta que te permita filtrar, asignar valores y hasta usar códigos de colores. Te servirá más adelante. 
  2. Observa la prioridad de cada tarea y asígnale un valor. Aunque pueda parecer que todo lo que haces en tu empresa es importante, seguramente la cobranza es más prioritaria que la renovación del equipo de cómputo. 
  3. Define qué quieres saber de cada proceso, esto será una plantilla que se llenará en cada área de la empresa. Puedes organizarla como:
    1. Nombre del área y fecha de actualización de la información. 
    2. Nombre de la tarea.
    3. Quién es el responsable (área, posición y nombre de la persona que actualmente tiene esa posición).
    4. Descripción de la tarea, es decir, un paso a paso de cómo se hace. 
    5. Recursos de apoyo. Ya sea que integres documentos de ejemplo, algún tutorial en video o algo que pueda servir para mejorar el entendimiento de la tarea. 
  4. Pon a prueba la información de tu plantilla al pedirle a un colaborador de otra área que ejecute esa tarea con solo leer la información contenida en este documento. Pide retroalimentación e incluye esas dudas u omisiones en tu descripción de la tarea. 
  5. Reúne las plantillas de cada área para generar manuales por área y mantén uno que tenga los manuales de todas las áreas. Este será robusto y, además, tendrá todo el conocimiento y metodología de tu empresa así que manténlo bien protegido. 

Ahora que ya revisaste cada tarea de cada área de ti empresa, no solo tendrás manuales de operación que mantendrán sana a tu empresa, que no dependerá de una sola persona, sino que también tendrás más información para automatizar tareas y encontrar áreas de mejora. 

Áreas que puedes automatizar dentro de tu empresa

Aligera la carga de tu equipo y automatiza procesos en algunas de las áreas operativas de tu empresa.  Todos los dueños de empresa quieren ver …

prepara tu cierre fiscal y empieza a explorar tu estrategia contable

Prepara tu cierre fiscal

Aunque la declaración anual para las empresas es hasta marzo, es buen momento para preparar tu cierre fiscal y adelantes para disfrutar del fin de …