Tener una operación con manuales por área es uno de los pasos que necesitarás para automatizar el trabajo en tu empresa y mejorar tu estructura interna.
Desde la idea de escribir manuales de operación suena a un trabajo largo y pesado. Y puede que no estés tan equivocado pues este documento debe de contener cada paso, cada variante y cada solución a cada problema que pueda enfrentar un área, pero también es el paso más importante para varias cosas, y que culmina con una empresa sana.
Y es que ese es el objetivo final de algo tan engorroso como escribir tus manuales de operación: mejorarla. Por un lado, tendrás una radiografía exacta de lo que haces y cómo lo haces, algo que podría eludirte, sobre todo en áreas en las que no trabajas directamente.
Además, podrás afinar detalles que te parezcan importantes, que puedas automatizar o hasta eliminar del día a día de tu equipo, es decir, mejorar procesos. Pero no solo eso, sino que protegerás a tu empresa pues, una vez que tengas tus manuales de operación terminados, el tiempo de capacitación para nuevos empleados se reducirá, tus colaboradores podrán tomar vacaciones sin temor a que nadie más pueda cumplir con sus funciones –algo común en el nivel directivo– y hasta podrás automatizar algunas procesos.
Lo primero que deberás hacer es sentarte con los líderes de cada área y mapear sus funciones. Para esto, puedes seguir una ruta sencilla:
- Haz una lista de todas las tareas de tu negocio y de tu área. Puedes utilizar una herramienta que te permita filtrar, asignar valores y hasta usar códigos de colores. Te servirá más adelante.
- Observa la prioridad de cada tarea y asígnale un valor. Aunque pueda parecer que todo lo que haces en tu empresa es importante, seguramente la cobranza es más prioritaria que la renovación del equipo de cómputo.
- Define qué quieres saber de cada proceso, esto será una plantilla que se llenará en cada área de la empresa. Puedes organizarla como:
- Nombre del área y fecha de actualización de la información.
- Nombre de la tarea.
- Quién es el responsable (área, posición y nombre de la persona que actualmente tiene esa posición).
- Descripción de la tarea, es decir, un paso a paso de cómo se hace.
- Recursos de apoyo. Ya sea que integres documentos de ejemplo, algún tutorial en video o algo que pueda servir para mejorar el entendimiento de la tarea.
- Pon a prueba la información de tu plantilla al pedirle a un colaborador de otra área que ejecute esa tarea con solo leer la información contenida en este documento. Pide retroalimentación e incluye esas dudas u omisiones en tu descripción de la tarea.
- Reúne las plantillas de cada área para generar manuales por área y mantén uno que tenga los manuales de todas las áreas. Este será robusto y, además, tendrá todo el conocimiento y metodología de tu empresa así que manténlo bien protegido.
Ahora que ya revisaste cada tarea de cada área de ti empresa, no solo tendrás manuales de operación que mantendrán sana a tu empresa, que no dependerá de una sola persona, sino que también tendrás más información para automatizar tareas y encontrar áreas de mejora.
